As necessidades e objetivos estratégicos de uma organização mudam constantemente: com o passar do tempo tecnologias se tornam obsoletas, estratégias se provam ultrapassadas, sistemas envelhecem.
Esta realidade implica em constantes transformações – a evolução natural dos treinamentos afeta diretamente um ponto central do aprendizado corporativo: os Learning Management System. Cedo ou tarde, todos os negócios que usam um Sistema de Gerenciamento de Aprendizado para treinar suas equipes e apoiar o desenvolvimento profissional de seus colaboradores precisam enfrentar o desafio de migrar para um sistema mais novo, mais aprimorado e mais alinhado às novas estratégias e objetivos de aprendizado.
Mas a mudança pode ser difícil e estressante: tempo, escopo e orçamento, por exemplo, podem atrasar e prejudicar o andamento de um projeto de migração. Por isso é importante desenvolver um bom planejamento e atuar com clareza sobre quais aprimoramentos são necessários.
Para ajudar sua organização neste processo, separamos um passo a passo com 06 dicas importantes que garantirão ótimos resultados e uma migração satisfatória e segura.
Prepare a equipe e comunique a mudança
Como preparar sua equipe para a tarefa de migração? Esta é a dúvida mais comum. O primeiro passo para que tudo aconteça com mais tranquilidade é apostar na comunicação: os dados e informações relativos às motivações e objetivos iniciais atrelados à mudança devem circular livremente entre as partes interessadas para ajudar a manter a equipe coesa e comprometida com a qualidade do projeto. Lembre-se que diferentes áreas de sua empresa provavelmente terão exigências e expectativas diferentes ao considerarem o LMS, por isso é importante ouvir todos: do RH a Vendas, passando por TI e Finanças – saber como cada equipe compreende o projeto é um passo importante para uma migração efetiva e assertiva.
Defina a equipe responsável pela migração
Da comunicação para compreender expectativas e necessidades podem surgir os nomes que serão responsáveis por guiar a empresa ao longo do processo de migração. O time destacado para esta tarefa será responsável pelo planejamento, pelo cronograma de migração, pela supervisão da integração de dados e sistemas, estabelecerá metas para implantação e fará a gestão do orçamento destinado ao projeto – a equipe responsável pelo projeto será o elo entre a empresa e o fornecedor e deve ser composta por profissionais que conheçam as exigências comuns aos treinamentos corporativos, do design instrucional e estruturação de conteúdo, passando pela mineração de dados e gestão do aprendizado de forma alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.
Avalie seus ativos antes da migração
A migração para um novo LMS não significa uma total substituição: certamente seu sistema atual tem inúmeras funcionalidades relevantes e tantas outras ferramentas que não devem (e não podem) ser perdidas. É importante inventariar todos os ativos existentes em seu LMS para verificar não apenas os dados e interações indispensáveis à nova plataforma, mas também para averiguar se estes ativos estão prontos para uma migração ou se precisam ser tratados. Este trabalho de levantamento também é importante para destacar investimentos feitos no passado que se provaram pouco relevantes e rentáveis, evitando que erros parecidos ocorram em seu novo Learning Management System.
Determine seus objetivos
Há vários motivos que podem ser citados para justificar uma migração entre LMS: melhorar a acessibilidade, aquisição de novos recursos e funcionalidades, aprimoramento do sistema – mas para uma migração dar certo é preciso aprofundar a definição de objetivos. A compreensão das expectativas e necessidades de seu time e o conhecimento sobre os ativos atuais de sua plataforma são dois pontos fundamentais para a definição estratégica dos objetivos que deverão ser atingidos antes, durante e depois da migração. Determinar metas mensuráveis e realísticas é um passo importante para a estruturação do planejamento e um aspecto crucial para o correto acompanhamento do progresso da migração do LMS. Objetivos bem construídos servem como guias e ajudam seu time a monitorar a evolução e a efetividade das mudanças feitas.
Cuidado com a integração
A integração do LMS com os demais softwares utilizados por sua empresa é um ponto fundamental para o sucesso da nova plataforma. Se o Learning Management System atual estiver integrado a outros sistemas (como RH ou CRM, por exemplo) e for imprescindível replicar estas interações em seu novo LMS, assegure-se de ter todos os detalhes técnicos e funcionais desses softwares e das tecnologias de integração necessárias. É importante verificar os prazos estimados e os custos associados a qualquer integração, além de considerar no planejamento, no escopo e no orçamento do projeto estes aspectos e questões como tempo e demais recursos necessários, sejam eles de ordem técnica ou recursos humanos.
Treine seus profissionais para que sejam especialistas da nova plataforma
Gestores, instrutores e alunos precisam conhecer o novo sistema tão bem quanto conheciam o anterior: eles são os heavy users de seu LMS e o desempenho do treinamento e da gestão do conhecimento dependem diretamente da compreensão e valor que darão à nova plataforma. Vá além de treiná-los de acordo com a função que desempenham: crie um ambiente onde possam discutir novas ideias e tirar dúvidas sobre seus papéis e as funcionalidades reservadas às suas áreas, o que pode fortalecer os laços interpessoais e também agregar diferentes pontos de vista à estruturação da plataforma. Esta troca de informações ajudará a construir o futuro de seu LMS e será um importante feedback sobre tudo o que ocorreu ao longo do processo de migração.
A migração entre diferentes LMS não precisa se transformar em fonte de problemas ou em um campo de batalha. O passo a passo que listamos é um grande facilitador para seu planejamento: defina o que é importante, envolva seu time na execução do projeto, verifique se o novo sistema está pronto para assimilar suas necessidades – desta forma sua empresa conseguirá transferir as melhores soluções e ferramentas do antigo LMS para uma nova plataforma que contará com todos os recursos adicionais pelos quais sua companhia estava procurando!
Equipe Take 5
